株式会社ヤクルト本社は1935年の創業以来、腸内にすむ善玉菌のパワーを健康の維持・増進に役立てる「プロバイオティクス」という考え方に基づき商品化された乳酸菌飲料「ヤクルト」を中心とした乳製品・清涼飲料を製造・販売する食品事業をはじめ、医薬品事業、化粧品事業の 3つの事業を展開している。同社は2006年11月現在、国内137の販売会社で、1日あたり約900万本のヤクルト関連商品を販売。1964年にはすでに海外進出を開始しており、現在では27の国と地域で1日あたり約1700万本のヤクルトを販売している。（全世界で国内と合わせて2,600万本／日を販売）

多角的かつグローバルに事業を展開するヤクルト本社にとって、ITシステムの活用は不可欠だ。同社は、1980年頃からメインフレームを活用したEDP会計をはじめとする数多くの業務システムを構築してきた。しかし、20年以上活用しているCOBOLを中心としたメインフレームは、システムの老朽化が進み、複雑にからんだシステムが外部環境の変化に合わせて迅速に対応できないこともあり、オープンシステムへの移行が求められてきた。

ヤクルト本社 情報システム部部長荒川博之氏は、「2002年に情報システム部に移った時から、今後のシステムがどうあるべきかを話し合ってきた。その結果、今後10年先も有効に活用できる、変化に即応できる強いシステムを実現することが必要と判断し、2003年にシステムの再構築プロジェクトをスタートした」と語る。

システム再構築において荒川氏が重視したポイントが「出力基盤の統合化」及び「ペーパーレス化」だった。同氏は、「メインフレームからオープンシステムに再構築するにあたり、本格的にペーパーレス化に取り組みたいと考えた。帳票出力は、すべての業務に共通する仕組みであり、これをひとつに統合することで、システム全体の管理性も向上し、ペーパーレス化も実現できる」と語る。　荒川氏は、利用者を一番に考え利用者に最適な仕組みを検討、それを効果的に統合する仕組みを導入した。

「本来であれば、ERPのようなすべての業務をひとつのパッケージで統合できる仕組みを導入したかったが、それでは利用者側に不便なシステムになってしまう。情報システム部が少し苦労するのは仕方がない。それよりは利用者が使いやすい仕組みを導入した方が満足度も高く、効果的だと思った」と話す。

同社は利用者の利便性を優先し「ベスト・オブ・ブリード」でシステムの再構築に取り組み、業務に共通する帳票出力の仕組みを共通化することで業務の利便性を高めることを目指した。

ヤクルト本社が構築した帳票管理システムを提案したのは、帳票コンサルティングに強みを持つインフォコム株式会社と出力ノウハウに長けた富士ゼロックス（現：富士フイルムビジネスイノベーション）だった。今回、いくつかの企業から提案があったが、最終的に両社が提案した帳票開発ツールのSuper Visual Formade（SVF）を中心とする仕組みが採用された。

両社が提案した帳票管理システムは、インフォコムが提供するメインフレーム対応オープン系帳票仕分けシステムであるOpenBOSTをはじめ、ウイングアーク（現：ウイングアーク１ｓｔ）の帳票開発運用ツールのSVFおよびRDE、電子帳票システムのNEOSSなどで構成されている。

新しい帳票管理システムでは、①ホスト／Open兼用プリンタでの管理部門向けのセンター出力、②電子帳票システムを経由しての事業所向けの分散出力、③オフィスプリンタでのオンデマンド出力、④ Web 出力の4パターンの帳票出力を実現。今後、開発されるすべてのシステムは、この帳票管理システムを基盤に構築されることになる。

ヤクルト本社 情報システム部 主事 小出 亮悟氏は、「既存のメインフレームでも将来のオープン化を見据えて富士ゼロックス（現：富士フイルムビジネスイノベーション）製のプリンタ「XEROX DocuPrint702DPS」に代替していた。その流れで、プリンタ関連は富士ゼロックス（現：富士フイルムビジネスイノベーション）株式会社に依頼した。また、既存の資産を有効に活用しながら帳票を出力する仕組みの構築はインフォコムに依頼。各業務システム構築ベンダーにもヒアリングし、構築実績などからウイングアーク（現：ウイングアーク１ｓｔ）製品を採用した」と語る。

実績のある製品を採用することで、開発工数や開発コストを削減できるほか、システム開発から運用管理までのリスクを低減できる。帳票管理システムには、会計、生産管理、人事・給与、販売管理、自動販売機管理などの基幹システムが統合されており、システムダウンすることが許されない。それが “実績” にこだわる最大の理由だった。

ヤクルト本社では2004年4月より、会計システムの開発に着手。2006年1月に、会計、生産管理、人事・給与システムを同時に稼働させた。荒川氏は、「新システムでは、既存システムのサービスレベルを保証し、安全に稼動させることが重要、そのためにシステム開発に少し時間がかかった。しかし現在まで大きなトラブルもなく、3月の決算も順調に終了したことを考えると、時間をかけたことは良かった。結果的には、使い勝手も良く、将来性の高い仕組みが実現した」と話す。

SVFを中心とした帳票管理システムの効果は、さまざまな方面に表れている。たとえば、これまで紙の帳票で提供されていた各販売会社向けの請求明細が電子帳票として提供されることで、各販売会社の担当者は必要な帳票をいつでも参照し、データとしても分析することができる。

荒川氏は、「これまで 1社あたり平均で約 200枚の帳票を配布していた。137の販売会社が約3万枚の帳票を配布していたことになるが、電子帳票として提供することでこれを削減できた」と語る。

同氏はさらに、「電子帳票化により、印刷のための紙代や配送費、管理費などのコストが削減できるが、それ以上に業務効率の向上が期待できる」と言う。「紙は少量であれば効率的だが、大量になると非常に検索効率が悪くなる。たとえば、大量の勘定元帳から必要な情報を見つけ出すには、多大な労力が必要だ。しかし、電子化されていれば、容易に検索できる」（荒川氏）

荒川氏は、帳票管理システムの実現により、「利用者から使いやすさの評価を得、将来に向けて安心感を確立できた。また、内部統制への対応に向けた基盤としても活用できるのは思いがけない収穫だった」と話している。今後は、より一層のペーパーレス化に向けた仕組みの強化や、データ活用および利用レベルの拡大、システム管理の効率化などを目指していきたいという。

小出氏は、「システムは稼働することが目的ではない、稼働後いかにシステムを維持していくかが重要だ。システムのオープン化により、開発サイクルが加速したので、それに合わせた開発手法の確立が必要になる。コンピュータは、常に完璧を求めたいがそれは現実的ではない。そこでトラブルに対応するスピード感を上げていきたい」と話している。

最後に荒川氏は、「今回のシステム構築で完全にペーパーレス化を実現できたわけではないが、将来に向けた基盤が実現できた。ヤクルトには急激な変化を好まない文化があるが、今後も少しずつペーパーレス化を推進し、気がついたら画面だけを見て仕事をしていた、という文化に移行するのが理想的だ」と今後の抱負を語った。