法規制への対応はお済みですか?
シフト・勤怠管理を効率化

医療機関においては、2021年秋より「医師の労働時間短縮計画」の作成が一部の施設で義務化されます。
さらに、2024年度には医師の時間外労働の上限規制(B・C水準)がスタートし、これまで以上に複雑な管理が求められます。

[CWS就業管理システム ]は、医療機関における法制度や診療報酬への対応も含め、医療従事者の勤怠管理業務を強力にサポートします。

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医療機関においては、2021年秋より「医師の労働時間短縮計画」の作成が一部の施設で義務化されます。
さらに、2024年度には医師の時間外労働の上限規制(B・C水準)がスタートし、これまで以上に複雑な管理が求められます。

法規制への対応はお済みですか?

就業管理システムの導入検討の際に、確認しておくべきポイントは?

一般的に、医療機関においての就業管理は特殊と言われますが、
どういった点が特殊と言われているかご存じでしょうか。

大きく3つに分類されます。

24時間365日開かれている病院

  • 夜勤や当直など、日付を跨る勤務や複数回の出退勤を伴うオンコール勤務の管理
  • 入院基本料(様式9)等の診療報酬制度上求められる情報の管理
  • 経営主体によって出勤簿、休暇簿、勤務時間管理簿等の帳票様式が決められている
時計

医師業務の特殊性と、2024年対応

  • 「自己研鑽」や兼業・副業先の勤務も含めた就業管理
  • 労働時間短縮計画書の作成に必要な情報
  • B・C水準の届出申請
書類

院内設備やネットワーク(HIS)の有効活用

  • 電子カルテシステムや給与システム等、様々なシステムと連携し業務の効率化
  • 様々な出退勤デバイス(ICカードリーダや生体認証)による職員の出退勤管理
  • 電子カルテシステム端末やネットワークなどの資源の有効活用
システム

システムの選定にあたって、当然上記への対応が可能か確認が必要です。
一般企業向けのシステムでは医療機関の要望を満たせない場合があります。

[CWS就業管理システム ] は、
医療機関向けに特化したパッケージシステム です。

30年来、医療機関向けに業務システムを提供してきたインフォコムが開発した
CWS就業管理システム(Change Work Style)は、
医療機関の出退勤管理業務やシフト作成・勤怠管理業務の効率化を支援します。

CWS就業管理システム なら すべて対応可能 です

1 時間外申請内容のチェックが大変

医療機関に求められる就業管理

  • 出退勤打刻と、時間外申請内容の整合性チェックが大変
  • 出勤簿や休暇簿のほか、時間外命令簿・届出など、紙が氾濫
  • 様式9の作成に多大な労力を要している
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2

医師の時間外上限規制への対応

  • 出退勤の客観的な記録が取れていない
  • 医師労働時間短縮計画を作成する必要がある
  • B/C水準適応のための管理ができていない
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3

院内の設備・環境の有効活用

  • 医師の勤務情報把握のため、スマホや、顔認証の仕組みを利用したい
  • 院内に配布されている電子カルテPCを利用したい
  • 給与システム以外にも、看護日誌やリハビリ、手術記録システムと勤務データを連携してほしい
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1医療機関に求められる就業管理

医療機関向けに開発されたシステムだから、複雑な勤務体系にも対応

CWS就業管理システムでは出退勤打刻、勤務予定、時間外勤務、業務外時間(自己研鑽等)の4つの時間を管理、各々の時間を正しい状態で記録できる仕組みとして出退勤エラーチェック機能をご用意しています。

出退勤打刻と申告された勤務実績や時間外勤務との整合性チェックを行うことにより、遅刻・早退や打刻忘れ、乖離、入力ミス等を検出しリストアップ。
スタッフ本人と所属長へお知らせし修正を促します。月末締め後の確認作業を大幅に削減することが可能です。

出勤簿、休暇簿の電子化によるペーパーレス化の推進

時間外勤務や休暇の申請などのワークフローを使用して出勤簿、休暇簿等を電子化することにより、ペーパーレス化を推進します。

システム化をすることよにより申請漏れや打刻忘れ、入力ミスなどをスタッフ本人や所属長に通知し、修正を促します。

これにより給与担当者からスタッフ本人への確認業務が減少します。届出・タイムカード・出勤簿の整合性チェックなど、勤怠確認作業に係る業務負荷を大幅に低減します。

年休の取得状況の見える化

年次有給休暇の取得数、繰越日数、残日数について、時間休も含め、スタッフ本人がいつでも確認可能です。

年休の取得状況については、取得実績と取得予定の2段階でカウントし、
・5日分の取得予定すら立っていない人
・5日分の取得予定はあるが、その日を迎えていない人
を一覧で表示。スタッフへの取得呼びかけに利用が可能です。

入院基本料届出書類(様式9)にも対応

看護部様の勤務表作成機能も搭載(現在使われている看護勤務割システムとの連携も相談可です。)委員会・研修などの病棟外業務が控除された様式9と、控除リストの出力が可能です。
委員会の出席簿や、議事録を参照しながらのエクセル修正作業は不要となります。

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2医師の時間外上限規制への対応

医師の時間外上限規制への対応

2024年4月以降、医師の時間外勤務時間の上限規制への対応(B・C水準の管理)が必要となります。これにより、1860時間を上限とする時間外労働時間の管理が求められます。

一般職員(360時間/年)、A水準医師(960時間/年)、B・C水準医師(1860時間未満/年)について、それぞれの上限時間に対して、リアルタイムな状況把握が必要です。

自己研鑽・外勤時間の把握

労働ではない時間(自己研鑽・自己学習)の管理も可能です。また、他の病院への外勤時間についても登録・管理が可能です。
(連携B水準への対応)

労働時間短縮計画の作成

2021年9月以降、80時間/月を超える医師が一人でもいる医療機関は、「医師労働時間短縮計画書」の作成(義務)が求められます。計画書への記載が必須である医師の時間外勤務の平均時間や最長時間、割合などの情報を提供します。(2021年度予定)

さまざまな出退勤情報の収集

ICカードを用いた打刻機との連携や、スマートフォン、顔認証機器を用いた在院状況の把握が可能となります。個別にさまざまな方法を ご提案が可能です。

補助金の採択実績

タスクシフティングに関する補助金等の採択実績もございます。(2020年度実績。2021年度についてはお問い合わせください。)

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3院内の設備・環境の有効活用

CWS就業管理は、全国200を超える病院での導入実績があります。

電子カルテとの連携実績

多くの電子カルテと実績があり、電子カルテ端末全台に相乗りし、どの端末からでも利用が可能です。
スタッフは超勤や年休の取得申請、電子出勤簿や出勤実績の確認をし、所属長は自身の勤務確認だけでなく、超勤や年休の取得承認を行います。4つの時間の整合性をシステムがチェックし、整合性が合わない部分について、本人にお知らせが届きます。
スタッフとの電話での勤怠確認作業を減らします。

給与システム向け勤務実績データの送信

給与システム向けに給与元データの出力が可能です。
給与システム側の取り込める仕様に合わせてデータを生成します。
手作業での勤務実績の入力作業をなくし、入力内容のダブルチェック作業を減らすことができます。

看護勤務システムの連携

CWSでは、勤務表を作成し様式9を出力する機能も提供しております。看護勤務と出退勤のシステムを一つにまとめることが可能です。
これにより、イレギュラーな勤務の手修正や、時間休の入力作業など、システム間の連携では難しく、運用でカバーとしていた手作業を無くすことができます。
現在利用されている看護勤務割システムから、勤務情報を受け取ることも可能ですが、連携ができる範囲は相手先を含めて確認が必要です。

さまざまな出退勤デバイスとの連携

ICカードと打刻機を利用した出退勤はもちろん、顔認証と検温を同時に行うものや、スマートフォンの利用などご提案が可能です。

いつでも・どこからでもアクセス可能な環境をご提供

電子カルテの全台や、スマートフォンからシステムへアクセスできる環境をご用意。
スタッフはいつでも手元の端末で自分の出退勤や年休管理簿を確認することができます。
総務課は、職員からの問い合わせ業務の削減が図れます。電子カルテメーカーを問わないため、電子カルテが更新された後も継続して利用が可能です。

[ CWS就業管理 ] は、発売から6年間で 全国200を超える医療機関に導入いただいております。

50床から1000床を超える規模の医療機関で稼働しております。

医療機関向けに、業務パッケージシステムを開発して30年。
インフォコムが提供する医療機関向け出退勤管理システムです。

CWS導入施設マップ

セミナー資料
「医療機関の出退勤管理
求められる勤務実態の把握と、
その実現に向けた勘所」を無料配布。

システムの導入はまだ先という方にも、どういった視点で勤怠管理業務の整備を行った方が良いかをまとめた資料を配布しております。コロナ前は年間40回、全国で講演していた資料をベースに、最新の医師の働き方改革のトピックスや、補助金の情報をまとめています。

2021年は、まだまだ現地でのセミナーは開催が難しい状況であるため、何かの参考になればと思い配布します(同業者除く)。
配布は予告なく中止する場合がございます。

セミナー資料
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主な機能

機能一覧
機能分類 機能名 機能概要
職員管理 職員登録 職員のプロフィールを管理します。採用、退職、異動、昇格、職員基本情報、免許情報、資格情報、学歴情報、委員会情報等の履歴管理を行います。
検索&データ出力 職員情報の検索や検索結果のデータ出力が可能です。
統計データ出力 在職状況(年齢別)、在職状況(経験年数別)、平均年齢(所属・採用・職種別)、学歴別人数、学歴別構成比率、離職状況一覧の作成が可能です。
配置表 配置表、配置人数表の作成が可能です。
勤務表作成 勤務表作成 勤務予定作成、実績変更、勤務予定表(帳票)・勤務実績表(帳票)の出力が可能です。
自動作成・エラーチェック 自動作成、エラーチェックが可能です。
入院基本料算定に係る
届出添付書類
(様式9)
入院基本料算定に係る届出添付書類(様式9)(様式8)、控除一覧(病棟外勤務の一覧)の作成が可能です。
研修管理 院内研修の年間計画立案、研修の申し込み、承認、受講管理が可能です。
教育支援 キャリアラダー クリニカルラダー、マネージメントラダーの自己評価、他者評価、認定までの記録を管理します。
新人看護師技術チェック 新人看護師の技術チェックが可能です。
出退勤管理
(就業管理)
出退勤打刻登録・収集 ICカードリーダと連携し、出勤打刻・退勤打刻をエントリーします。
出勤簿(職員別勤務表) 職員毎の勤務・休暇の別、時間外、出退勤打刻などを就業状況として一覧で確認いただけます。出勤簿のペーパーレス化を推進します。
打刻エラーチェック 出退勤打刻と申告された勤務や時間外との整合性をチェックすることにより、遅刻、早退、入力ミスを検出します。
在院照会 出退勤打刻をもとに職員様の在院状況を一覧で参照可能です。
届出管理 届出申請・休暇簿
(職員別休暇簿)
有給休暇や特別休暇など各種届出の申請が可能です。申請・承認状況は休暇簿(職員別休暇簿)で確認でき、休暇簿のペーパーレス化を推進します。
時間外管理 時間外申請 個人別の勤務表から時間外の申請を行うことができます。
時間外承認 申請された時間外を一覧で確認、承認することができます。
各種帳票 月報(超過勤務命令簿)以外に所属や職員毎の時間外の発生状況を理由別、時間帯別などに集計した統計帳票を提供いたします。
給与データ連携 出勤日数、夜勤回数、割増率毎の時間外など給与システムで取り込み可能な情報を出力します。
連携 出退勤、電子カルテ 出退勤システム、電子カルテシステムとの連携
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よくお問い合わせいただく内容

概要

Q: 料金を知りたい

A: 下記の情報をもとに概算費用のご提示が可能です。お問い合わせください。
・おおよその管理対象職員数 ・打刻の方法と機器数 ・拠点数

Q: 利用できる端末台数は?

A: CWSはライセンスフリーとして、システムを利用する端末の台数に制限はありません。追加費用もかかりません。病院様で手順書をもとに端末の追加が可能です。

Q: 系列の病院や施設も含めて管理したいが、一括管理は可能か?

A: 複数施設の管理も可能です。2つの病院の様式9をそれぞれ出力したり、常勤換算表の出力も可能です。

Q: 電子カルテネットワーク上での構築となるのか。

A: その通りです。時間外や年休の申請・承認を日々行うため、電子カルテネットワーク上の端末全台からアクセスできる環境が重要と考えております。
また、看護日誌システムとの勤務予定者情報の連携もあるため、電子カルテネットワーク上を推奨としております。
また、介護施設向けクラウド版の「CWS for Care」もご用意しております。お問い合わせください。

Q: 退職者のデータは削除されるのか。

A: 復職の可能性もあるので、データはそのまま保持します。復職されると、これまでの勤怠・資格や免許・異動歴をそのまま利用できます。

Q: 構築期間はどのくらいか。

A: 提供範囲や規模によりますが、おおよそ5~6か月程度を見込んで頂いております。
就業規則の変更検討など、病院様の院内検討事項も出てくる可能性があるためまずは半年程度を想定いただいております。

連携

Q: 連携できる給与システムは?

A: 多くのパッケージシステムと連携実績があります。給与システム側でCSV等が取り込み可能であれば、就業管理システム側で、給与システム側が受け取れるCSV仕様に設定が可能です。
給与システムの担当者様をご紹介いただければ直接確認もいたします。

Q: 連携できる電子カルテシステムは?

A: こちらも、多くの電子カルテシステムと連携実績があります。仮に、電子カルテのメーカーが変わったとしても、次期メーカーと連携をし、継続して利用が可能です。
電子カルテメーカーの担当者様をご紹介いただければ直接確認もいたします。

Q: 看護勤務割システムとの連携とは?

A: 勤務予定・勤務実績の情報を、CWSが取り込む形となります。連携仕様や時間休などの情報の連携可否などは、相手先システムによって異なります。

サーバ・機器

Q: サーバは専用サーバが必要か。管理用に専用PCが必要か。

A: 就業管理システム用のサーバを一台必要となります。管理用に、専用のPCを設置は不要です。

Q: 個人利用のスマートフォンでも利用可能か。

A: 実績はございますが、ネットワークやセキュリティの観点からあまり推奨はできません。 院内で配布されたスマートフォンを利用のケースが多いです。

打刻

Q: 利用している打刻機があるが、連携可能か。

A: 出退勤情報をCSV等で出力いただく必要があります。仕様の確認は必要ですが、出力いただければ対応は可能だと思われます。

Q: 在院時間の把握は、どのような方法があるか。

A: 専用打刻機の打刻以外に、弊社で開発した打刻アプリを電子カルテ端末に入れる方法や、顔認証機器との連携、ビーコン、スマホ、電子カルテのログなど多彩な方法を提案可能です。
例えば、一般職員はICカード、医師はスマホと電子カルテログなど、組み合わせたご提案も可能です。

詳細のご説明

Q: 制度の説明や、製品のデモは可能か。

A: 可能です。現地お伺いや、テレビ会議を利用したご紹介が可能です。

Q: 補助金などの情報も提供しているのか。

A: はい。弊社で把握している補助金等についてはデモ・ご説明の際にご案内しております。ただ、都道府県単位で出ている場合もあるので、全てが把握できているわけではないです。 補助金は年度単位で執行されるので、確認が必要です。

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医療従事者のシフト・勤怠管理の効率化は[CWS 就業管理]におまかせください!